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Contenido: 1. OBJETIVOS | 2. METODOLOG�A | 3. EL PROGRAMA RECREATIVO | |
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INTRODUCCI�N
Gran parte de los programas recreativos en nuestro pa�s tienen fama de superfluos, carentes de procesos, desorganizados y que no conducen a fines que permitan el desarrollo de los individuos, las comunidades o las empresas. Esta mala imagen se debe en parte a la falta de formaci�n t�cnica y profesional del personal que orienta las acciones recreativas en el campo social, empresarial y tur�stico.
El presente m�dulo pretende suministrar principios, procesos y herramientas pr�cticas que conduzcan a los participantes a planificar, organizar, ejecutar y controlar m�s t�cnicamente el programa recreativo con miras a lograr efectivos resultados y a que el dirigente mantenga o recupere el liderazgo ante los usuarios y directivos de las instituciones y comunidad en general.
Tiene como prop�sito guiar el proceso de planeaci�n e implementaci�n del programa recreativo, que dentro del proceso de formaci�n en el curso de l�deres comunitarios; se hace importante referir algunos conceptos en cuanto al proceso de planificaci�n, organizaci�n, ejecuci�n y control de los eventos recreativos.
Se pretende as�, que los aprendizajes y experiencias adquiridas tanto en los m�dulos presenciales, como en las experiencias en el trabajo de campo, se reviertan en la planeaci�n de diferentes actividades que se puedan implementar en las comunidades intervenidas, de tal manera que se pueda conocer el proceso l�gico e integral de la planeaci�n y operaci�n en recreaci�n y as� mismo que se pueda replicar nuevamente para la generaci�n de otras propuestas que sirvan tanto para el fortalecimiento de los programas de la Instituci�n o la Comunidad con la que se encuentra vinculado como para su propio desarrollo laboral.
El producto de este proceso de planeaci�n, servir� como herramienta para manuales t�cnicos y operativos de programas recreativos que sirvan de modelo para los procesos de planeaci�n en el �rea recreativa.
1. ��OBJETIVOS
DEL M�DULO
Formar l�deres comunitarios con una visi�n clara de las nuevas necesidades que se generan en el �mbito de la recreaci�n. Que entiendan, comprendan y puedan intervenir en el desarrollo de programas de recreaci�n que consideren la importancia del desarrollo social como parte b�sica en la planeaci�n de servicios.
DE LA SESI�N
General
Brindar elementos metodol�gicos y pr�cticos que se puedan implementar en procesos de dise�o, planeaci�n y operaci�n de Eventos recreativos dando como instrumento la gesti�n local que fortalece los programas al interior de las instituciones y las localidades beneficiadas.
Espec�ficos
� Dise�ar una propuesta de servicio recreativo innovadora, adecuada a la demanda y a los recursos disponibles, que estimule la capacidad creativa y l�dica de los destinatarios.
� Estimular al participante en el conocimiento y apropiaci�n de los conceptos de planeaci�n y operaci�n de programas recreativos que contribuyen al desarrollo de la comunidad y en el �mbito laboral.
� Establecer que la planeaci�n esta sujeta a cambios, imprevistos, obst�culos y variables, para los cuales el recreador debe estar preparado, adapt�ndose a los momentos y circunstancias para llevar a cabo los objetivos planteados.
� Propiciar un ambiente adecuado que permita a los participantes potencializar su capacidad creativa en el dise�o de Eventos Recreativos.
� Reconocer la importancia de los procesos y detalles del evento y el post-evento para la realizaci�n de cada programa recreativo.
2. METODOLOG�A
MOMENTO 1. La sesi�n se desarrollar�, inicialmente de manera magistral, donde se aclarar�n los conceptos b�sicos,� a partir de la lectura previa de este material por los participantes y con las ayudas audiovisuales pertinentes.
MOMENTO 2: Al finalizar la exposici�n, se proceder� a la secci�n de preguntas del auditorio, las cuales ser�n entregadas por escrito con el fin de agilizar el proceso de resoluci�n de inquietudes de los participantes y complementar la informaci�n.
MOMENTO 3: Ejercicio aplicativo de interpretaci�n de los instrumentos sugeridos para el diagn�stico, los requerimientos y la evaluaci�n del proyecto final.
3. ��EL PROGRAMA RECREATIVO3.1. PRINCIPIOS PARA PLANIFICAR EL PROGRAMA: "Los principios dentro de un programa se basan en los hechos que se derivan del estudio del comportamiento humano y de la naturaleza de la sociedad en la cual vivimos, e incluye las experiencias y las soluciones que los dirigentes han enfrentado y solucionado ante problemas y situaciones diferentes"
El programa debe consistir en la realizaci�n de actividades que contemplen las finalidades buscadas por:
� La instituci�n: A trav�s de sus fines y objetivos. � Los participantes: En su etapa de participaci�n inicial y posterior desarrollo. � Los dirigentes: Que determinan objetos espec�ficos y orientan la acci�n. � Los profesionales: Que tienen a su cargo la ejecuci�n y convencimiento de las diferentes partes que conforman la estructura organizacional y est�n involucradas en el programa para evitar el rompimiento de la cadena durante todo el proceso.
El programa debe incluir diversas actividades basadas en tres aspectos importantes del participante:
� Sus necesidades. � Sus intereses. � Sus habilidades. Lo m�s importante dentro del programa recreativo es el participante, en �l debe estar centrada toda la atenci�n. La idea es programar con el participante y no para el participante. Un programa debe ser suficientemente vasto como para proveer un campo amplio de opciones para toda la gente, sin ning�n tipo de diferencias o preferencias por edad, sexo, habilidad, etc. El valor de un programa y de las actividades que involucra, debe ser medido por el grado de influencia positiva que ejerce sobre el individuo:
� Mayor apertura de su nivel cultural. � Aumento del equilibrio emocional. � Mayor nivel de participaci�n social. � Mayor tolerancia en su accionar. El programa no debe solamente reflejar la cultura a la que pertenece el participante, sino que debe tender a mejorar la responsabilidad de los dirigentes debe, en primera instancia, llevar a desarrollar programa que afirmen la cultura personal. Tambi�n hay involucrada una responsabilidad por enriquecerla, es decir, no mirar la cultura como "entidad inflexible" imposible de modificar. El programa debe tender a mejorar el nivel sociocultural del participante.
El programa debe ampliar los intereses de los participantes y orientarlos hac�a experiencias m�s positivas y satisfactorias. Los deseos de los participantes sirven como referencia y punto de partida, nunca como una base exclusiva de un programa. Los deseos y los intereses de las personas y, por consiguiente, de la comunidad, est�n limitados por experiencias. Los dirigentes, especialmente los profesionales del �rea, deben presentar nuevos campos de acci�n. No perpetuar y limitar.
El programa debe ser lo suficientemente amplio para servir en el presente y en el futuro a cada participante. Las actividades que componen un programa deben ser proyectadas de tal forma que las habilidades adquiridas puedan acompa�ar a las personas en el transcurso de su vida, sin que esto se constituya en tomar partido por un solo tipo de actividades, sino que debe haber equilibrio entre lo actual y lo futuro.
Debemos tener en cuenta que las actividades recreativas son medios dentro del proceso de ense�anza y aprendizaje de h�bitos para la vida y para el logro de fines. Para que el programa recreativo cumpla su alcance educativo debe tener l�neas claves de acci�n:
� Que participen personas de diferentes edades. � Que participen a la par hombres y mujeres. � Que concurran personas de diversos estratos socioecon�micos. � Que no existan limitaciones por diferencias pol�ticas o religiosas. � Que se utilicen diversas t�cnicas de trabajo: individual, en grupo, masivo.
Todos los factores descritos anteriormente constituyen la metodolog�a recreativa para lograr el verdadero alcance educativo de la recreaci�n, pero estos mismos factores son los que la hacen vulnerable cuando no es profesionalmente orientada, pues puede llegar a producir efectos contrarios a los deseados (contra-valores); por otro lado, las principales caracter�sticas de la actividad recreativa (libertad, espontaneidad y creatividad) deben ser cuidadosamente orientadas para no incurrir en el activismo.
3.2. CARACTER�STICAS DE UN PROGRAMA � EQUILIBRIO� Entre las diferentes actividades: El programa debe ofrecer en lo posible la misma cantidad de actividades en las �reas de m�sica, teatro, deportes, campamentos, etc. � Entre fas distintas edades: Posibilidad de participaci�n de ni�os, j�venes, adultos y adultos mayores. � Entre los sexos: Dar la oportunidad de que participen hombres y mujeres. � Entre las actividades formales e informales. � DIVERSIDAD� El programa debe comprender un amplio espectro de actividades para todos los gustos y �� necesidades. � Referida a la organizaci�n y la presentaci�n de la actividad en forma distinta. � Diversidad de niveles de acuerdo al grado de habilidades de cada participante. � VARIEDAD � Al presentar actividades especiales que rompen la rutina y motivan la participaci�n. � Al complementar el programa con otras actividades. � FLEXIBILIDAD � Para responder a las necesidades cambiantes de los participantes. � Para adicionar actividades nuevas que respondan a demandas especiales.
3.3. PRACTICAS UTILIZADAS CORRIENTEMENTE PARA PLANIFICAR EL PROGRAMA.
Existen diferentes m�todos o estilos que com�nmente se utilizan para planificar el programa, muchos de los cuales han surgido a trav�s de la pr�ctica misma, por tanto no responden a un esquema definido ni ofrecen una seguridad cient�fica:
: PRACTICA TRADICIONALSe buscan en el pasado las respuestas a los problemas del presente y se trata de imitar o mantener los �xitos alcanzados en otra �poca. Se supone que lo realizado es correcto y se profesa una devoci�n ciega al pasado. Debilidades:�������������������������� � No se eval�an los resultados en t�rminos de los objetivos buscados. � No se evoluciona de acuerdo a las necesidades individuales ni a los cambios que en la comunidad se producen. : PRACTICA DE LOS DESEOS EXPRESADOS Se entrega a los participantes una n�mina de actividades y se les "solicita que marquen sus intereses�, para posteriormente construir el programa con las actividades m�s elegidas. Se da a los participantes lo que ellos deseen. Debilidades: � Los intereses de las personas est�n limitados por sus experiencias, su cultura, sus costumbres, etc. esto hace que no se consiga proyectar crecimiento personal ni hacer una apertura a nuevos cambios. : PRACTICA CON DIRECCI�N AUTORITARIA El dirigente, voluntario o profesional, toma las decisiones basado en sus opiniones y experiencias personales. Esto genera un programa con actividades uniformes dentro de un marco sumamente limitado. Debilidades: � No hay respeto por las variables de edad, cultura, nivel intelectual, etc. � No se considera la experiencia del personal ejecutivo ni de los participantes, con lo cual se restringen las posibilidades de un mayor compromiso de participaci�n plena. : PRACTICA CORRIENTE Se estudian otras instituciones similares para conocer la parte ejecutiva de sus programas y utilizar los mismos enfoques, de tal forma que se consigan resultados similares. Debilidades: � Lo que se �mita puede estar equivocado o responder a una situaci�n muy particular. Las culturas son diferentes en cada empresa o comunidad.
3.4. �RAZ�N DE SER DE LOS PROGRAMAS DE RECREACI�N EN EMPRESAS Y COMUNIDADES � Crear h�bitos de sano esparcimiento. � Mejorar condiciones f�sicas, sociales y mentales. � Desarrollar el sentido de solidaridad, colaboraci�n y trabajo en equipo. � Mejorar la productividad. � Mejorar la calidad de vida personal y empresarial. � Imagen empresarial. � Ser un medio para el logro de prop�sitos determinados.
Qu� esperan los usuarios de los �programas recreativos?
� Variedad de actividades. � Facilidad y oportunidades de participaci�n. � Actividades de f�cil y r�pida ejecuci�n. � Resultados inmediatos. � Que sean divertidos y placenteros. � Que sean econ�micos. � Que le permitan figurar o destacarse � Que permitan la integraci�n del grupo laboral, familiar y de la comunidad. � Que permitan la vinculaci�n de la familia. � Que le quiten el menor tiempo posible.
Qu� problemas se presentan para la implementaci�n y ejecuci�n de programas recreativos?
� Bajos presupuestos. � Escasez de escenarios. � Carencia de procesos. � No hay valoraci�n de las actividades recreativas. � Poco de apoyo de directivas. � Apat�a.
Cu�les son las posibles causas de la apat�a y la no participaci�n de los usuarios en los programas recreativos?
� La cultura del no hacer: baja autoestima. � Deseos de recompensa. � Deficiencia de un claro proceso administrativo. � Diagn�sticos deficientes: Esto genera actividades no acordes a las necesidades y habilidades del participante, y calculo inexacto de recursos. � Deficiencia en la organizaci�n: Esto genera dificultades en la participaci�n, incumplimiento, perdida de credibilidad y perdida de liderazgo.
Qu� estrategias debemos implementar para incrementar la participaci�n en los programas recreativos? � Identifique claramente: � De la instituci�n: Misi�n, pol�ticas, planes y programas. � Del n�cleo de poblaci�n: Necesidades, intereses, recursos, nivel cultural. � De los dirigentes: Intereses. � Planifique, no improvise. � Desarrolle las etapas de la funci�n administrativa: Planeaci�n, organizaci�n, ejecuci�n y control. � Las acciones que emprenda deben ser sentidas por las instituciones, los dirigentes, los voluntarios, los profesionales y los participantes. � Aplique los principios de calidad a sus programas: Puntualidad, rapidez, cumplimiento, simplicidad de tr�mites, buena atenci�n y diversas alternativas. � Act�e como veedor: conozca su servicio, sea persistente. � Involucre a directivos y usuarios en la planificaci�n de los programas. � Motive el apoyo de directivas:� Muestre datos concretos y reales. Demuestre las ganancias en beneficios para la empresa: Ambiente laboral, productividad, disminuci�n del ausentismo, respuestas a compromisos de ley, integraci�n de la comunidad. � Gerencie el ente a su cargo: Propicie el desarrollo y presente soluciones. Interprete sus intereses: Act�e de acuerdo a las pol�ticas empresariales y a los planes de desarrollo de la comunidad. � Motive la participaci�n del personal de base: � Involucre al participante, en todas las etapas de la planificaci�n de un programa. � Planifique con base en necesidades, intereses y posibilidades. � Haga que el programa sea un medio no un fin. � Haga programas equilibrados, diversos, variados y flexibles. � Equilibre la atenci�n de sus clientes. � Demu�streles que ganan. � Facilite su participaci�n. � Eval�e procesos y resultados � Promocione, divulgue: utilice todos los recursos a su alcance: Contacto persona a persona, perifoneo, comit�s de difusi�n, pasacalles, pendones, boletines informativos, afiches, volantes, plegables, carteleras, videos, revistas, emisoras comunitarias, etc. � Ap�yese en personal y servicios especializados: Profesionales, expertos, servicios complementarios especializados, etc. � No trabaje solo: Ap�yese en comit�s y grupos ya existentes, tanto al interior como al exterior de su empresa o comunidad. � Presente informes tanto a superiores como a los participantes: Cuantitativos, cualitativos, cumplimiento de funciones.
Qu� t�cticas son necesarias para obtener �xito en la ejecuci�n de los programas recreativos?
� Cumpla horarios. � Vaya un paso adelante. � Invite y asegure la presencia de directivos. � Mantenga actitud positiva. � Prevea alternativas ante imprevistos. � No suponga, verifique. Cuente con lo que tiene. � Cumpla lo programado. � No tenga preferencias. � Comparta con todos los participantes. � Ambiente y adec�e los espacios. � Haga programas cortos y �giles. � Haga la planimetr�a del evento. � Suministre informaci�n concreta a los oradores del evento.
4. HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS PRACTICAS PARALA ORGANIZACI�N Y CONTROL DE EVENTOS RECREATIVOS.
4.1. DISE�O T�CNICO. (PRE-EVENTO)
A continuaci�n daremos una definici�n de lo que es un dise�o t�cnico, para qu� sirve, cual es su importancia en t�rminos de la planeaci�n de programas recreativos y sus elementos constitutivos.
El dise�o t�cnico se concibe como la creaci�n o el esquema de un documento donde plasmamos las estrategias metodol�gicas del programa, hacia d�nde apuntan las etapas, as� como los tiempos para desarrollarlo.�� Nos da la facilidad de poder organizar claramente el prop�sito del programa paso a paso y adem�s gu�a y da el norte del objetivo propuesto. Los elementos con los que se organiza son vitales: un diagn�stico de necesidades, la justificaci�n del programa, el objetivo general del programa, los objetivos espec�ficos, la metodolog�a y la evaluaci�n del programa, lo que nos puede presentar los resultados esperados para la comunidad o mostrar la continuidad del programa.
Para la planeaci�n de un programa recreativo se debe partir de la informaci�n en relaci�n con las necesidades o intereses a los que el programa pretende impactar. Para ello, se debe realizar un proceso diagn�stico que permita identificar necesidades, expectativas o intereses de los participantes que ser�n beneficiarios del programa.
� RECONOCIMIENTO
Comprende la recolecci�n de datos geogr�ficos, institucionales, de organizaciones, de iglesias, grupos juveniles, hospitales, que por sus objetivos est�n en capacidad de realizar programas de manera conjunta en el campo recreativo y de tiempo libre. Estos datos se pueden obtener por medio de documentos o encuestas que indaguen en las instituciones acerca de sus planes de desarrollo, o por la informaci�n adquirida de personas conocedoras o integrantes de la comunidad.
Dicho estudio es importante para determinar el estado real de la comunidad, su proceso evolutivo, recursos actuales con los que cuenta, lo que permite identificar los apoyos con los que puede contar un programa.
� DISE�O DEL PROGRAMA
Es la forma en que el programa propiamente se organiza.�� Es as� la herramienta que nos permite manejar el concepto de planeaci�n del programa recreativo.�� El dise�o es la expresi�n de las partes constitutivas del programa.�� Nos indica la forma como se articula todo el plan de ejecuci�n de la propuesta, de manera coherente; donde se definen variables o aspectos tales como justificaci�n, objetivo general, espec�ficos metodolog�a del programa, evaluaci�n y la fundamentaci�n conceptual y/o enfoque del programa. Su estructura se muestra en el siguiente diagrama:
Ahora veamos c�mo se plantean cada uno de ellos, qu� elementos incluyen:
� DIAGN�STICO
Es el an�lisis de los datos obtenidos en el estudio, en el cual se establecen las necesidades y demandas espec�ficas de la comunidad; se organizan en orden de prioridad e importancia y se definen las posibles �reas de intervenci�n, no s�lo teniendo en cuenta los requerimientos de la comunidad, sino las posibilidades de las instituciones que van a participar y a apoyar el proyecto.
Es importante ser objetivos en el diagn�stico ya que, a partir de �ste, se definen los objetivos y alternativas de acci�n que conformar�n el proyecto propiamente dicho.
Con esta informaci�n, ya podemos pasar a crear el AMBIENTE INTER-INSTITUCIONAL del programa recreativo. El ambiente inter-institucional representa un modelo integrado para la gesti�n del proyecto, se presenta en un diagrama donde se establece el objetivo del programa, la poblaci�n participante, los organizadores y las relaciones directas e indirectas dentro del marco del proyecto a trav�s de quien ejecuta.
� JUSTIFICACI�N
Indica o describe el POR QU� de la actividad, qu� importancia y utilidad tiene para el problema que se busca resolver, de esta manera describe: la necesidad que debe ser satisfecha, el problema que debe ser solucionado, cual es la importancia que el programa tendr� y por qu�?
Toma como insumo b�sico el diagn�stico realizado en t�rminos de las necesidades (promoci�n de valores, atenci�n a una poblaci�n en particular, participaci�n, etc.)
� METODOLOG�A
Es C�MO SE VA A HACER.�� En este aspecto se trata de describir el proceso metodol�gico y operativo en el cual se indican las medidas que se han de tomar para llevar a cabo el proyecto, en cuanto a aspectos administrativos, de gesti�n y t�cnicos.
La metodolog�a debe plantearse de una forma ordenada y con un sentido coherente para desarrollar la actividad, las estrategias a cumplir y la manera de participaci�n de las entidades, organizaciones y comunidad involucradas en el proceso del evento.
Se debe definir un enfoque metodol�gico, de acuerdo con las actividades que se van a desarrollar dentro del programa recreativo.�� La metodolog�a general que utilizaremos para el desarrollo del programa es:
: Establecer ejes tem�ticos
El programa debe estar construido acorde a la necesidad que busca ser satisfecha. Toda actividad debe constar de un eje tem�tico para su desarrollo y ejecuci�n. Se puede hacer teniendo en cuenta temas como participaci�n comunitaria, integraci�n, valores, tolerancia, respeto a la vida, celebraciones como el d�a del ni�o, d�a de la madre, aniversario del pueblo, fiestas patronales, entre otros. Est�n definidos por el enfoque del programa y por lo tanto deben quedar plasmados en los objetivos. Los resultados del diagn�stico pueden orientar la definici�n de los ejes tem�ticos.
: Convocatoria
POBLACION: Se describen aqu� las caracter�sticas del grupo o grupos a los cuales va dirigido el programa.�� Se establecen las caracter�sticas sociodemogr�ficas y, en general, las planteadas por las estrategias de trabajo en el sector (Plan Nacional de Recreaci�n). Seg�n el car�cter, naturaleza, categor�a o tipo de actividad puede cambiar el destinatario. Una actividad puede involucrar, personas de distinto sexo, condici�n socioecon�mica, edad, actividad laboral, nivel cultural o educativo y estratificaci�n profesional, entre otras.
Se debe crear un comit� que se encargue de difundir y promover el programa por medio de cartas de invitaci�n a las diferentes entidades y organizaciones que puedan prestar asesor�a o apoyo al evento y determinar citas directas con estas entidades.
Para la campa�a de difusi�n se deben tener en cuenta opciones tales como: afiches, volantes, comunicados o boletines en peri�dicos locales, correo directo, folletos, invitaciones impresas y telef�nicas, pasacalles, perifoneo y si es posible radio y televisi�n.
Para preparar un programa de promoci�n y publicidad se sugiere tener en cuenta:
� Elaborar una lista de personas cuya asistencia sea importante. � Elaborar una campa�a de promoci�n. � Recopilar y organizar datos de instituciones asistentes y de la comunidad participante. � Enviar correspondencia directa. � Determinar el estado de las inscripciones. � Dise�ar invitaciones, folletos y afiches, teniendo en cuenta el tema principal del evento, programa de actividades, fecha de realizaci�n, lugar, hora, motivo, qui�n invita u organiza, entre otros. � Invitar a grupos culturales, art�sticos, musicales o juveniles que enriquezcan el evento recreativo.
: Planimetr�a
Significa mostrar dentro de un espacio la organizaci�n del evento, la utilizaci�n de los recursos, sus necesidades y ubicaci�n.�� Todo esto se dise�a en un plano.�� Ejemplo: ubicar lugares, tarimas, sillas, calles, ba�os, sonido, pendones, pasacalles, sitios de ingreso, carpas, camerinos, carpa de primeros auxilios, entre otros. Tambi�n se puede hacer una descripci�n del sitio donde se llevar� a acabo la actividad y la forma de ambientarlo.
La funci�n de la planimetr�a es la de poder establecer con base en las caracter�sticas del lugar en d�nde se ubicar�n las actividades o c�mo se realizar�n los recorridos.�� Permite adem�s conocer las variables del entorno que debemos prever para que lo planeado no se vaya a entorpecer por no haber previsto los controles necesarios.
Qu� ventajas tiene hacer la planimetr�a?
� Presenta una visi�n global del evento. � Facilita el trabajo de los comit�s: montajes, decoraci�n, seguridad, equipos, proveedores, alimentos y bebidas, patrocinadores, recreadores, otros. � Permite delegar funciones. � Es una herramienta eficaz de control. � Se pueden hacer modificaciones oportunas. � Garantiza una presentaci�n est�tica del evento. � Define espacios y evita conflictos.
: Etapas o ambientes
Para seleccionar la actividad a desarrollar, se debe haber tenido en cuenta las necesidades o requerimientos del sector o la poblaci�n donde se va a realizar el evento; esto nos lo da el estudio y diagn�stico previos de la localidad donde trabajaremos. Algunas actividades pueden ser de tipo L�DICO, RECREATIVO, CULTURAL, ART�STICO, DEPORTIVO, AMBIENTAL, ECOL�GICO O TUR�STICO (Sectores); dichas actividades est�n dirigidas a diferentes tipos de poblaci�n entre ellos est�n: NI�OS, J�VENES, ADULTOS Y ADULTOS MAYORES (Segmentos).� Se debe ser consciente que el tipo de actividad que se vaya a desarrollar debe estar acorde con los planteamientos y necesidades de los destinatarios y especialmente con los objetivos del programa.
Es conveniente rese�ar aqu� los campos de acci�n donde interviene la recreaci�n: � Empresarial. � Educativo. � Salud. � Comunitario. � Social. � Tur�stico. � Ecol�gico. � Grupos especiales.
Con qu� herramientas contamos?
ACTIVIDADES DE CAMPO: Predeportivas, deportivas, ecol�gicas, acu�ticas, de campo abierto.
ACTIVIDADES DE EXPRESION: Corporales, manuales, orales, musicales.
CULTURA Y ECO-TURISMO: Encuentros art�stico-culturales, muestras folcl�ricas, gastron�micas y artesanales.
: Cronograma - tiempos espec�ficos de cada actividad
Para lograr un desempe�o eficiente en la planeaci�n de cualquier tipo de programas recreativos es importante que se estructure un cronograma y una programaci�n del d�a del evento por actividades, donde est� determinada la hora, la tem�tica y el responsable de cada actividad, para tener en cuenta en el momento del desarrollo y realizaci�n de la actividad. Tambi�n en el cronograma debe estar consignado, con fechas precisas, el d�a de alistamiento de materiales, su preparaci�n y ensayos, si est�n previstos.
En este cuadro debe estar consignado si hay descansos, almuerzos, refrigerios y la hora de duraci�n de cada uno. Es importante contar con estos datos de programaci�n para estar pendiente del inicio, desarrollo y finalizaci�n de la actividad, ya que de ello depende la �ptima realizaci�n de nuestro programa sin salirnos de lo establecido.
: Organigrama de funciones
Es la representaci�n de la estructura formal de un equipo de trabajo en una actividad, que muestra las interrelaciones, unidades administrativas, niveles jer�rquicos, la autoridad y la responsabilidad existentes dentro de ella. Mapa de l�neas de autoridad para la toma de decisiones. Los elementos utilizados para elaborar un organigrama son: l�neas continuas: son l�neas de autoridad que indican la direcci�n formal de las decisiones y comunicaciones; l�neas punteadas: representan la asesor�a que el equipo recibe interna o externamente; rect�ngulo: unidades administrativas - cargos; c�rculo: comit�s. Hay 4 formas de organizarlo: vertical, horizontal, circular y mixto.
La distribuci�n de funciones debe corresponder con el organigrama de funciones y con el cronograma del evento.
Las funciones deben estar asignadas de acuerdo a los conocimientos dentro del programa, tambi�n se relacionan con el cargo y el dise�o del programa. Toda persona debe asumir con responsabilidad y compromiso las funciones asignadas ya que de su desempe�o depende el resultado.�� Debe haber una buena comunicaci�n entre los comit�s, coordinador general, operativo y dinamizadores para poder desarrollar el programa a cabalidad. El siguiente esquema puede servirnos como ejemplo:
Las funciones de cada uno de los cargos o grupos mencionados en este organigrama son:
COORDINADOR GENERAL: debe estar pendiente del buen desarrollo del programa: que la metodolog�a planteada se est� cumpliendo, que el dise�o t�cnico se est� implementando, que se cumpla con los objetivos planteados para el programa.
COORDINADOR OPERATIVO: debe estar encargado de supervisar el buen desarrollo de las actividades, del programa en s� y saber solucionar todos los imprevistos que se presenten, a tiempo y de una manera correcta.
COMIT� DE LOG�STICA: se encarga de la utilizaci�n de los recursos f�sicos para las actividades, seguridad del programa, montaje y ambientaci�n del sitio de trabajo; supervisa y controla accesos y salidas, coordina grupos invitados, entre otras.
COMIT� DE DIVULGACI�N Y PROMOCI�N: promueve y difunde el programa por medio de cartas de invitaci�n, volantes, visitas a las instituciones, folletos, perifoneo, publicaciones en prensa o boletines.�� Adem�s puede invitar a grupos culturales, art�sticos o musicales para que sean parte del " Festival Recreativo "
COMIT� DE GESTI�N: este grupo puede encargarse de realizar tareas como la obtenci�n de recursos y apoyo de la comunidad o de las diferentes instituciones que compartan objetivos en el campo l�dico - recreativo.
DINAMIZADORES: son el conjunto base que se encarga de operar y dirigir todas las actividades que hagan parte del programa recreativo.
4.2. ��PLAN OPERATIVO - EVENTO
Una vez realizado el dise�o t�cnico del evento, se procede a su implementaci�n, donde se desarrollan paso a paso las actividades planeadas, indicando de manera detallada la forma como el dise�o t�cnico opera, es decir, qu� hacer para cada ambiente, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
� DURANTE EL EVENTO
En esta parte es fundamental que se conozcan las capacidades y aptitudes de los integrantes del grupo para as� delegar funciones a las personas adecuadas:�� Recordemos que se deben tener en cuenta para la realizaci�n del programa los siguientes aspectos que ya se han desarrollado anteriormente y que se deben operacionalizar durante el programa:
� Tiempos espec�ficos de cada actividad � Descripci�n de las actividades del programa (ficha de planeaci�n) � Distribuci�n de funciones � Supervisi�n de la ejecuci�n conforme a la programaci�n � Control del desempe�o de funciones � Hacer peri�dicas reuniones con el personal de apoyo � Adelantar la organizaci�n de la clausura � Prever alternativas ante problemas
� Dise�o de las actividades del programa
Se debe hacer para que todo el equipo de trabajo conozca la tem�tica a trabajar y su desarrollo.��� La descripci�n se puede hacer en una ficha de planeaci�n de actividades, donde se hacen constar los recursos, materiales, variantes, objetivo de la actividad, tiempo de duraci�n, entre otros.
� Dise�o de la estrategia de control y cumplimiento de objetivos
El equipo debe generar una estrategia donde se pueda supervisar que los objetivos y la metodolog�a del programa se est�n cumpliendo y no que se est� adelantando una actividad s�lo por realizarla.�
� Descripci�n del programa, requerimientos y creaci�n de formatos de chequeo de inventario
Se debe hacer una descripci�n clara del programa donde se encuentre: lugar donde se desarrollar� la actividad, hora de inicio, distribuci�n de funciones, de espacios; adem�s, c�mo inicia el programa, c�mo se desarrolla y c�mo termina, materiales requeridos, personal, responsables, entre otros.
Dentro de los requerimientos est�n los de log�stica, materiales y personal.�� Adem�s, se debe contar con los permisos requeridos para desarrollar el programa y con las entidades que prestan asesor�a y ayuda para estos programas como son: Polic�a, Bomberos, Defensa Civil, Cruz Roja. Para los programas recreativos se debe tener en cuenta la elaboraci�n de formatos de inventario y listas de chequeo, que ayudar�n a coordinar, organizar y supervisar la mec�nica de trabajo y sus procedimientos a desarrollar en la actividad.
� Dise�o de estrategias operativas
En esta etapa el equipo ya debe tener asignadas sus funciones y cada uno de sus integrantes debe estar realiz�ndolas o supervis�ndolas, para que el evento transcurra sin ning�n tipo de inconvenientes. Por ejemplo, debe haber personas encargadas del desplazamiento y ubicaci�n de los participantes, as� como de los grupos art�sticos invitados al programa, una supervisi�n de �reas de unidades sanitarias, sonido, tarima, puntos de informaci�n y orientaci�n, servicios m�dicos, de seguridad e identificaci�n de accidentes, de atenci�n al equipo de trabajo (refrigerios), etc.
� Cierre del programa
Una vez terminado el programa, el Coordinador Operativo, en compa��a del equipo, deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
� Suspender las actividades. � Tabular resultados. � Entregar premios o reconocimientos si los hay. � Evaluar con los participantes si est� previsto. � Despedir a los participantes.
4.3. �POST - EVENTO (EVALUACI�N)
Es importante generar la estrategia de evaluaci�n del programa y tener claros los pasos que siguen una vez terminado el evento, con el fin de que ello permita repetir o mejorar la experiencia vivida. Las siguientes son las actividades t�picas que deben realizarse despu�s del evento:
� Evaluaci�n del programa. � Evaluaci�n del equipo de trabajo � Operativo para organizar y guardar el material utilizado. � Devolver los elementos prestados. � Difundir los resultados de la actividad. � Hacer un informe consignando las sugerencias que sirvan para posteriores eventos. � Determinar la frecuencia y realizaci�n de otro evento. � Realizar encuestas con los participantes acerca de la satisfacci�n o beneficios del programa. � Una vez terminado el evento se debe enviar cartas de agradecimiento a las entidades que nos colaboraron y apoyaron.
� SISTEMA DE EVALUACI�N DEL PROGRAMA
La evaluaci�n debe realizarse con base en los objetivos planteados por el programa, en el proceso del mismo y teniendo en cuenta los resultados o beneficios obtenidos del programa.
El equipo de trabajo debe tener en cuenta si se cumpli� el objetivo propuesto, las funciones asignadas y la receptividad de la actividad. La evaluaci�n del programa permite ver la importancia de generar gesti�n en la comunidad y con las instituciones con el fin de buscar apoyo a este tipo de programas. Algunos aspectos que se pueden tener en cuenta son:
� Resultados conseguidos. � Beneficios obtenidos. � Encuesta y opini�n de participantes. � Informe de la actividad. � Resultado sobre asistencia, entidades que apoyaron el programa y determinar la continuidad del programa con base en los objetivos planteados en el programa, ya sea de procesos o de resultados.
� EVALUACI�N DEL EQUIPO
La siguiente evaluaci�n deber� ser aplicada a todo el equipo de trabajo, desde el Coordinador General hasta los comit�s y dinamizadores teniendo en cuenta sus funciones y desempe�o dentro del programa.
� Anote las deficiencias y fortalezas del programa y del equipo que intervino en su desarrollo:
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OPERATIVO PARA ORGANIZAR Y GUARDAR EL MATERIAL UTILIZADO
Todo el equipo, en coordinaci�n con el comit� de log�stica o materiales y el coordinador operativo, deben encargarse de desmontar, recoger y guardar el material que se utiliz� para la ambientaci�n, animaci�n, sonido, entre otros (pendones, pasacalles, sillas, tarimas, etc.).
IMPORTANTE: Se deben devolver todos los elementos que hayan sido gestionados o prestados por las entidades y la comunidad, en perfecto estado. El sitio de la actividad, debe dejarse totalmente organizado y limpio.
Recordemos qu� hacer antes, durante y despu�s del evento:
: ANTES DEL EVENTO:
� Delegar funciones de acuerdo a lo previsto en el plan. � Realizar y aplicar listas de verificaci�n y chequeo. � Realizar reuniones de coordinaci�n. � Gestionar el presupuesto y la financiaci�n. � Realizar las compras necesarias. � Conocer y verificar el estado de los equipos y materiales. � Lanzar la promoci�n del certamen. � Establecer lineamientos de participaci�n. � Hacer las inscripciones. � Revisar y preparar escenarios. � Revisar continuamente el programa general y las tareas especificas por acciones a realizar. � Hacer contratos necesarios. � Adquirir los seguros necesarios.
: DURANTE EL EVENTO:
� Supervisar la ejecuci�n conforme a la programaci�n. � Controlar el desempe�o de funciones. � Hacer evaluaciones peri�dicas durante el desarrollo. � Llevar datos estad�sticos. � Hacer boletines informativos. � Hacer permanente divulgaci�n. � Hacer reuniones peri�dicas con el personal de apoyo. � Adelantar la organizar de la clausura. � Mantener permanente comunicaci�n con personal de apoyo. � Prever alternativas ante problemas.
: CIERRE DEL PROGRAMA:
� Suspender las actividades. � Convocar a los participantes. � Tabular resultados. � Presentar a los ganadores. � Entregar premios si los hay. � Evaluar con los participantes, si esta previsto. � Despedir a los participantes.
: DESPU�S DEL EVENTO:
� Evaluar el evento: � Verificar el objetivo propuesto. � Hacer balance de gastos, efectuar pagos. � Revisar el desempe�o de los organismos de direcci�n. � Verificar el cumplimiento de funciones del personal de apoyo. � Receptividad de la actividad. � Devolver los elementos prestados. � Enviar cartas de agradecimiento. � Difundir los resultados. � Hacer un informe consignando sugerencias que sirvan para posteriores eventos. � Determinar frecuencia de repetici�n.
BIBLIOGRAF�A
� Proceso de un Evento Recreativo. Art�culo. � DUARTE FERN�NDEZ, Horacio. Organizaci�n de Eventos Recreodeportivos y Socioculturales. Art�culo. � MAHECHA, Hernando. Diplomado en Planeaci�n y Operaci�n de Programas Recreativos. Documento. Bogot�.
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